Уведомление о создании новых документов и справочников

Ежедневно каждому из нас приходит десяток писем на электронную почту и поток push-уведомлений на телефон из всевозможных мессенджеров. Жена пишет смс с просьбой купить молока, начальник спрашивает, когда будет готов договор, Google календарь напоминает о приеме к врачу и тут же прилетает новый запрос в друзья от давно позабытого одноклассника на Facebook. О количестве спама можно даже не упоминать. Каждый хочет перетянуть на себя внимание, личные напоминания перемешиваются с рабочими задачами, и мы просто начинаем на автомате сбрасывать очередной надоедливый push.

При внедрении системы электронного документооборота, уведомлений становится еще больше. И одна из ключевых ошибок на старте – игнорировать тщательную настройку и включать уведомления по умолчанию обо всем. Нам кажется, что будет здорово получать уведомления о каждом шаге наших сотрудников, о исполнении задач, сроках. Но уже через пару дней почта засоряется от десятков похожих друг на друга уведомлений, и мы просто перестаем обращать на них внимание, рискуя при этом пропустить действительно важное.

Цените свое время. Настраивайте уведомления правильно.

Каждое уведомление – это прерывание от текущей работы. И когда оно не несет в себе пользы – это не только отнимает рабочее время, но и раздражает. Система 1С: Документооборот имеет гибкую настройку уведомлений. Каждый пользователь при необходимости может скорректировать какие уведомления и как часто он хочет получать. Не стоит этим пренебрегать и равнять всех под одну гребенку общими настройками Администратора системы.

Всего в системе предусмотрено три способа отправки уведомлений:

• всплывающим окном;
• по почте;
• SMS.

Пользователей, что сидят в программе постоянно, как правило, не так уж много, поэтому вариант «всплывающим окном» не так популярен.

Для получения SMS-оповещений потребуется заключение договора с поставщиком услуг, поддерживаемым подсистемой. Услуга платная. Поддерживаются следующие провайдеры: SMS.RU, SMS-ЦЕНТР, СМС-Услуги и GSM-INFORM, Билайн, МТС.

Поэтому самый доступный вариант, но одновременно коварный – уведомления по электронной почте. Коварство заключается в том, что на почту нам итак ежедневно поступал поток писем, а теперь их становится еще больше. Этого можно избежать, если подойти к настройке уведомлений осознанно.

О чем можно получать уведомления?

Почти обо всем, но делать так не стоит. Я расскажу о ценных в работе уведомлениях на которые стоит обратить внимание.

В первую очередь — это поступление новых задач. Такие уведомления освобождают вас от постоянного нахождения в системе и ручного обновления списка задач. Помимо этого, полезной будет информация о приближении срока исполнения задачи и назначении ответственности за документ. Но каждый пользователь вправе сам выбирать какие уведомления для него важны.

Мало кто знает, что в 1С: Документооборот каждый пользователь может подписываться на интересующие его события. Например, при подписке на появление новых файлов в конкретной папке программа сформирует следующее уведомление:

Если у пользователя есть право на просмотр календарей других пользователей, можно подписаться на появление новых записей в календаре интересующего сотрудника.

Чтобы подписаться на изменения в объекте, необходимо зайти в его карточку. Например, можно получать уведомления об изменениях в документе или добавлении нового вложения.

У каждого объекта предусмотрен свой набор событий, на которые можно подписаться. В таблице ниже указан пример событий при подписке из карточки пользователя.

Отличный способ сократить количество уведомлений – это собрать их в отчет и настроить расписание его рассылки на электронную почту.

Например, уведомление об окончании сроков действия документов логично собрать в единый отчет «Список документов, срок действия которых истекает в следующем месяце». В расписании указать, что отчет необходимо отправлять на ответственного каждое первое число месяца в 9:00.

Рассылка отчетов может быть личная, на указанных в настройке получателей или свой отчет для каждого получателя. Например, каждый понедельник перед очередной планеркой «Еженедельный отчет об исполнительской дисциплине» каждый руководитель будет получать по своему подразделению.

Можно использовать для рассылки типовые отчеты или настраивать персональные. В рассылке может быть несколько отчетов. Дополнительно отправленные отчеты можно публиковать в указанную в настройках папку. Формат файлов, текст письма, необходимость архивирования с доступом по паролю – указываются индивидуально в каждой рассылке.

Для порядка настройте в почте отдельную папку или иерархию папок для уведомлений из программы с правилами сортировки писем. Это позволит вам с первого взгляда понимать, поступила новая задача или пришел отчет для ознакомления и рассчитывать свое время.

Уделите настройке уведомлений больше времени в начале своей работы с системой, уверена, что потом вы неоднократно скажете себе за это «спасибо».

Обратитесь к нам за помощью прямо сейчас!

Мы предоставляем консультационные услуги. В своей сфере — мы лучшие, благодаря богатому опыту.19.06.2019734033

Расширение позволяет настраивать по произвольным правилам автоматическую отправку писем на электронную почту с возможностью прикрепления печатных форм документов.

Содержание

Расширение позволяет настраивать по произвольным правилам автоматическую отправку писем на электронную почту с возможностью прикрепления печатных форм документов и справочников информационной базы.

Принцип следующий — разработка отлавливает нужные события изменения документов (запись, проведение или отмена проведения), а также событие записи новых элементов справочников и позволяет делать автоматическую отправку писем при наступлении таких событий.

Настройка рассылок

После установки расширения в разделе НСИ и Администрирование появляется новая группа кнопок. Для начала создадим настройку уведомлений:

Для примера создадим настройку, согласно которой будет производиться рассылка писем клиентам (и нашему руководителю) при проведении заказов клиента с прикреплением печатной формы.

В карточке настройки отправки писем нужно заполнить:

• наименование,
• установить статус Действует,
• тип объекта — документ или справочник,
• конкретный документ или справочник в поле Имя объекта,
• тип события — запись, проведение, отмена проведения для документов, запись нового элемента для справочников,
• печатную форму, вложенную в письмо (если нужно) — можно выбрать любую прикрепленную к объекту (даже внешнюю), тут же выбираем расширение (pdf или excel),
• учетную запись электронной почты (можно оставить поле пустым, тогда будет использоваться системная учетная запись).

На первой вкладке задается содержание письма — тема и текст. В них можно использовать не только произвольную информацию, но и заменяемые параметры. В качестве этих параметров можно использовать любые реквизиты выбранного объекта, заключенные в квадратные скобки (при отправке письма эти параметры будут заменены на конкретные значения). Полный список всех возможных параметров по кнопке с вопросительным знаком. В сообщении можно применять оформление текста.

На второй вкладке указываются получатели сообщения — тут можно использовать как реквизиты объекта (имеющие контактные данные), так и произвольное значение (любой партнер, физлицо, пользователь или просто текстовый адрес почты).

В моем примере отправка будет осуществлять на адрес, указанный в карточке партнера, и пользователю Андрею Волкову:

Для корректной отправки писем необходимо, чтобы в списке получателей (для конкретной настройки) было не больше 15 строк.

В верхней части формы можно переключиться на фильтр объектов — таким образом в каждой настройке можно определить с помощью отбора только нужные объекты для отправки уведомлений (в фильтре можно использовать любые реквизиты объекта):

Рассылка почтовых оповещений

Создадим заказ клиента, после его проведения в списке объектов, зарегистрированных к отправке, появится новая запись:

А в списке отправленных писем появится две записи (т.к. два получателя):

Само письмо будет выглядеть так:

Если в процессе отправки что-то пойдет не так (например, не заполнена электронка в контактных данных получателя), то в журнале регистрации появится соответствующее событие об ошибке.

Не забывайте про ограничения, которые накладывают почтовые сервисы на количество отправляемых в день сообщений с одного ящика. При превышении этого числа ваши письма с высокой долей вероятности начнут приходить в спам.

Для корректной работы расширения необходимо при подключении снять признак Безопасный режим:

Вы можете создавать произвольное количество настроек отправки (даже на один тип документов и на одно событие), все они будут отрабатывать корректно. При повторном наступлении события повторная отправка писем не происходит.

Разработка работает только на следующих релизах:

• Управление торговлей — 11.4.6.166 и выше,
• Комплексная автоматизация и ERP — 2.4.6.166 и выше,
• Бухгалтерия — 3.0.67.54 и выше,
• Управление нашей фирмой — 1.6.16.114 и выше,
• Зарплата и управление персоналом — 3.1.8.110 и выше,
• Розница — 2.2.11.24 и выше.

Релиз платформы 1С должен быть не ниже 8.3.12.

Расширение внедряется за несколько кликов мыши и не усложняет обновление программы, т.к. изменения в конфигурацию не вносятся.26.02.2018702151

Расширение автоматически формирует оповещение менеджерам при поступлении недостающих для продажи товаров на склад, а также меняет при необходимости вариант обеспечения товаров в заказах клиента.

Содержание

Как известно, оформлять заказы клиента можно как на те товары, которые есть в наличии, так и на номенклатуру, которая только ожидается к поступлению (или даже не заказывалась у поставщика до этого момента). В последних двух случаях нередко бывает необходимо, чтобы менеджер по продажам узнал о поставке товаров от поставщика сразу же после оформления приходной накладной.

Конечно, тут нет никакой проблемы, если оформлением закупок и продаж занимается один человек, или таких операций немного. Сложности возникают, когда одни люди занимаются закупками, другие продажами, и документооборот компании достаточно большой.

Именно для такого случая и придумано это расширение. Оно позволяет отправлять уведомления как менеджерам заказов, так и покупателям в момент поступления товаров по заказу.

Первым делом нужно настроить отправку уведомлений (доступна только для пользователей с полными правами):

Доступны следующие настройки:

• Тип уведомления,
• Тип адресата,
• Момент отправки,
• Список дополнительных получателей уведомления,
• Учетная запись почты для отправки e-mail (если не указана, то будет использована системная учетная запись),
• Шаблон уведомления (тема и текст),
• Возможность отправлять e-mail клиенту (адрес почты расширение будет искать сначала в контактах партнера, потом контактного лица),
• Шаблон письма клиенту (тема и текст).

Уведомление может быть трех типов: задача на рабочий стол, электронное письмо и всплывающее сообщение.

В качестве адресата можно выбрать менеджера заказа, произвольный список пользователей или и то, и другое:

Уведомление можно отправлять при полной готовности заказа к отгрузке или при каждом частичном поступлении товаров по заказу:

В теме и тексте уведомлений можно использовать заменяемые параметры (обязательно указывайте их в квадратных скобках).

Если выбран тип уведомлений Задача на рабочий стол, то при поступлении товаров рабочий стол пользователей выглядит примерно так:

Так выглядит задача:

А клиенту пришел такой e-mail:

Все ошибки отправки уведомлений фиксируются в журнале регистрации:

Если выбран тип уведомлений Всплывающее окно, картина выглядит примерно так:

Для корректной работы расширения необходимо отключить безопасный режим:

Уведомление ‘самому себе’ не отправляется — если вы провели документ поступления и одновременно являетесь получателем уведомлений, то они вам отправлены в этом случае не будут.

Повторная отправка уведомлений при проведении одного и того же документа поступления исключена.

В конфигурации Управление небольшой фирмой 1.6 настройки отправки уведомлений находятся здесь:

Тут отключен тип уведомлений Задача на рабочий стол (в программе задачи не поддерживаются).

Релиз 1.1.1.2 от 22.02.2019

В список заменяемых параметров (для добавления в тему и текст оповещения) добавлены поступаемая номенклатура, бренды товаров и виды номенклатуры.

Релиз 1.1.1.3 от 27.03.2019

Появилась возможность менять вариант обеспечения товаров в заказе клиента в момент поступления товаров по ним (одновременно с отправкой уведомления), для этого нужно выбрать сам варинт обеспечения в настройках уведомлений:

Таким образом при поступлении товаров разработка сразу может зарезервировать их под конкретный заказ.

Если вас такая опция не заинтересовала, просто оставьте новое поле незаполненным.

Релиз 1.1.2.1 от 04.09.2019

Стало возможным отслеживать обособленное обеспечение — по заказам клиента, в которых стоит обособленное обеспечение товаров, анализируется только обособленный приход. По необособленным поставкам алгоритм работы расширения не изменился.

Появилась возможность просматривать архив уведомлений, отправленных ранее (сделано в виде отчета). Этот отчет могут видеть либо все пользователи, либо только пользователи с полными правами (или не видеть никто).

Открывается отчет из списка заказов клиента.

Добавлена настройка для возможности отправки уведомлений самому себе, пример тут такой: пользователь проводит документ поступления товаров и одновременно является менеджеров в каком-то заказе. Теперь ему тоже есть возможность получать уведомление самому себе.

Релиз 1.1.2.2 от 09.12.2019

Если поставки товаров оформляются с использованием заказов поставщику, стало возможным резервировать товар к дате (в заказах клиента) при подтверждении заказа поставщику.

Создаем заказ клиента, для товара ставим вариант обеспечения К обеспечению. Затем заводим заказ поставщику, устанавливаем статус Подтвержден, проводим.

После этого разработка автоматически изменит вариант обеспечения в заказе клиента на Резервировать к дате.

При определении заказов клиента, в которых надо установить резервирование, программа выстраивает их в порядке возрастания даты отгрузки, т.е. сначала резервируются по мере поступления товары, которые нужно отгрузить раньше.

Релиз 1.1.2.3 от 25.02.2020

Теперь можно не выбирать конкретный тип уведомления, а отправлять несколько разных уведомлений одновременно.

В список получателей уведомления можно добавить всех пользователей, привязанных к подразделению заказа.

Помимо электронного письма покупателю теперь можно отправить еще и смс-сообщение.

Расширение внедряется за несколько кликов мыши и не усложняет обновление программы, т.к. изменения в конфигурацию не вносятся.Используемые источники:

• https://www.erp2b.ru/info/articles/kak-ne-soyti-s-uma-ot-kolichestva-uvedomleniy-rasskazyvaem-kak-nastroit-pokaz-v-1s-dokumentooborot-8/
• https://coderstar.ru/modul/rassylki
• https://coderstar.ru/rasshireniya/opoveshenie-menedzherov