Академия 1С:Документооборот

Чем отличается встроенная и легкая почта в 1С:Документооборот?

В 1С:Документообороте есть легкая и встроенная почта. Исторически СЭД и электронная почта всегда разделялись. Однако это крайне не удобно и малоэффективно, так как обмен файлами внутри компаниями и с внешними адресатами тесно связан с документами и процессами. В данной статье мы поговорим для чего можно использовать встроенную и легкую почту внутри СЭД 1С:Документооборот.Настройка и использование электронной почты в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в видеокурсе, заказать который можно по ссылке https://video.doc-lvv.ru/

В программе 1С:Документооборот почта может быть легкой и встроенной.Для легкой почты характерны следующие особенности:

• не сохраняется переписка и прикрепленные вложения в информационной базе,
• возможна отправка и получение писем через почтовый клиент (Microsoft Outlook, TheBat! и т.д.),
• возможна отправка и получение писем с помощью прямого подключения к почтовому серверу (POP3, SMTP),
• письма и вложения можно загрузить в справочники входящих, исходящих или внутренних документов,
• системная учетная запись – всегда должна быть настроена на легкую почту.

Для встроенной почты справедливы следующие моменты:

• это полноценный почтовый клиент,
• все письма, прикрепленные к ним файлы и история переписки хранятся в информационной базе,
• в зависимости от адресата отправка писем может выполняться как внутренним, так и внешним почтовым сервером.

Обычно легкая и встроенная почта вместе не используются. Если в организации уже есть принятый корпоративный стандарт по использованию почты (например, развернут почтовый сервер MS Exchange и у всех пользователей стоят почтовые клиенты MS Outlook), то в этом случае целесообразно использовать легкую почту через почтовый клиент. Если принятых стандартов нет, то можно такой стандарт ввести и использовать всеми пользователями встроенную почту.

Настройка учетных записей почты в 1С:Документооборот

В 1С:Документооборот под Администратором в настройках программы проверяем настройки почты.Далее переходим в учетные записи почты.Настройка системной учетной записиПервым делом настроим системную учетную запись. Открываем ее двойным кликом.Заполняем параметры на вкладке «Учетная запись».Заполняем параметры на вкладке «Настройки соединения».Заполняем параметры на вкладке «Ответственные».Заполняем параметры на вкладке «Доп. сведения». И нажимаем кнопку «Записать и закрыть».Системная учетная запись настроена. Нажимаем кнопку «Проверить учетную запись».

Настройка учетной записи для встроенной почты

Теперь добавим встроенную учетную запись директора Кислых. Настройка производится аналогичным способом.На вкладке «Настройки соединения» дополнительно поставим галочку «Не использовать внутреннюю маршрутизацию для входящих писем», так как директор свою почту иногда просматривает удаленно на почтовом сервере через браузер.На вкладке «Ответственные» кроме Генерального директора Кислова еще добавим Исполнительного директора Сладкова, чтобы он также мог оперативно обрабатывать почту Кислова.На вкладке «Доп.сведения» поставим галочку «Оставлять копии сообщений на сервере», чтобы можно было удаленно работать с почтой на почтовом сервере.Проверяем учетную запись и нажимаем кнопку «Записать и закрыть». Учетная запись для Кислых создана.У пользователя Кислых пропишем адрес электронной почты.Войдем в 1С:Документооборот под пользователем Кислых и перейдем в персональные настройки встроенной почты (Настройка – Персональные настройки – Встроенная почта).Включим использование встроенной почты и укажем основную учетную запись (указывать основную учетную запись нужно, если у пользователя доступно несколько учетных запись, а если учетная запись только одна, то указание основной учетной записи является не обязательным действием).

Настройка учетной записи для легкой почты

Рассмотрим как можно использовать совместно 1С:Документооборот и Outlook.Входим в 1С:Документооборот под другим пользователем. Открываем в персональных настройках легкую почту.Добавляем новый профиль легкой почты «MS Outlook».Указываем папку для загрузки входящих писем.Профиль добавлен.Обслуживание почты

Проверка потоков доставки почты

Потоки доставки почты служат для управления распараллеливанием доставки электронной почты:

• распределения учетных записей по отдельным потокам доставки,
• контроля обработки потоков регламентными заданиями,
• мониторинга работоспособности учетных записей.

Для ускорения получения электронной почты предусмотрено десять регламентных заданий загрузки почты и отдельное регламентное задание отправки. Эти регламентные задания позволяют принимать электронную почту сразу несколькими потоками (от 1 до 10). Использование нескольких потоков доставки ускоряет приемку почты, но вместе с этим повышает нагрузку на почтовый сервер и сервер «1С:Документооборота».Оптимальное количество потоков рассчитывается делением общего числа учетных записей на 50.Открываем список потоков доставки почты.Если используется большое количество учетных записей (более 100), то для ускорения процесса загрузки почты с почтового сервера можно вручную или автоматически распределить учетные записи по разным потокам. По умолчанию программа сама распределяет учетные записи по потокам и вмешиваться не нужно. Однако если вдруг возникли ошибки в каком то потоке, то для поиска причин ошибок Вам придется оставить проблемную учетную запись на потоке, а остальные корректно работающие учетные записи перебросить на другие потоки. После устранения ошибок нужно обратно равномерно распределить учетные записи по потокам.На закладке учетные записи выбираем команду «Заполнить автоматически».Устанавливаем столько потоков, сколько рекомендует программа.

Протокол доставки почты

Протокол доставки почты служит для просмотра всех событий (как корректных, так и ошибочных), связанных с отправкой и приемом писем встроенной почты. Чтобы все события протоколировались надо включить флажок «Вести протокол доставки почты» в настройках программы. Ошибки в списке просмотра протокола выделяются красным цветом.Администратор использует протокол доставки почты для устранения сбоев при приеме или отправке писем. Для этого нужно сделать следующее:Укажем неверный пароль в учетной записи Кислых.Под пользователем Кислых создадим тестовое исходящее письмо и нажмем кнопку «Отправить».Под Администратором откроем протокол доставки почты.Красным цветом выделены ошибки доставки почты. Двойным кликом открываем запись.Читаем текст ошибки и устраняем ее.Среди типовых ошибок можно выделить следующие:

• Неправильные логин или пароль.
• Неправильные параметры POP3/SMTP.
• Размер файла слишком большой.
• Почтовый сервер не отвечает.
• Письмо не загружается платформой 1С:Предприятие.
• Письмо загружается с ошибками (без аттача или с кривой кодировкой).

Настройка и использование электронной почты в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в видеокурсе, заказать который можно по ссылке https://video.doc-lvv.ru/</h3> Конфигурация 1С:Документооборот поддерживает два основных режима работы с почтой:

1. Легкая почта — предполагает синхронизацию базы со сторонним почтовым клиентом. То есть, система забирает письма с заданного почтового ящика, и кладет в него свои для отправки. Взаимодействие с почтовым клиентом в это случае идет по интернет-протоколу POP3 или SMTP.
2. Встроенная почта — в этом случае сама конфигурация выступает почтовым клиентом. Работает по протоколу MAPI. Доступно только в версии КОРП.

*** Вопрос 08.14 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. С помощью каких внешних почтовых клиентов программа может отправлять и получать почтовые сообщения?

1. Microsoft Outlook
2. The Bat
3. Mozilla Thunderbird
4. Любые почтовые клиенты, работающие по протоколу MAPI
5. Верны варианты 1, 2, 3 и 4.

Верный ответ — пятый. *** Вопрос 08.02 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для настройки использования встроенной почты необходимо выполнить:

1. в персональных настройках установить флаг «Использовать встроенную почту».
2. в настройке программы установить флаг «Использовать встроенную почту».
3. в персональных настройках нажать кнопку «Настройки встроенной почты».
4. верны варианты 1, 2 и 3.
5. верны варианты 1, 2

Правильный ответ четвертый, нужно выполнить все действия. *** Вопрос 08.03 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для настройки использования легкой почты необходимо выполнить:

1. в настройке программы установить флаг «Использовать почту».
2. в персональных настройках установить флаг «Использовать легкую почту».
3. в персональных настройках нажать кнопку «Настройки легкой почты».
4. верны варианты 2 и 3.

Верный ответ — четвертый. Вообще, для настройки легкой почты нужно выставить указанную галку, и прописать почтовый профиль: *** Вопрос 08.05 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Какие виды профилей доступны для загрузки писем:

1. SMTP/POP3
2. Microsoft Outlook
3. MAPI
4. Верны варианты 1, 2 и 3.

Правильный ответ — четвертый. См.скриншот выше. *** Вопрос 08.06 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Какие виды профилей доступны для отправки писем:

1. SMTP/POP3
2. Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird
3. MAPI
4. Верны варианты 1 и 3
5. Верны варианты 1, 2 и 3.

Правильный ответ — пятый. Доступны все варианты: *** Вопрос 08.01 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. В форме настройки легкой почты можно настроить:

1. подпись, которая будет добавляться в текст письма при создании
2. вариант отправки файла взаимодействия СЭД
3. вариант отправки ЭЦП в создаваемом письме
4. профили для загрузки и отправки почты
5. верны все варианты.

Правильный ответ — пятый. О профилях см. выше, а такпже в настройках указываются подпись, выбор ЭЦП, и вариант взаимодействия с СЭД: *** Вопрос 08.04 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Загрузка писем осуществляется:

1. по команде «Загрузка электронной почты» в разделе «Документы и файлы».
2. по команде «Загрузка электронной почты» в разделе «Совместная работа».
3. автоматически регламентным заданием с интервалом 5 минут.
4. автоматически регламентным заданием, интервал загрузки почты настраивается администратором.
5. верны варианты 1 и 4.

Верный ответ — пятый. Рег.задание есть, как и указанное меню: *** Вопрос 08.09 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. После создания документов в обработке «Загрузка электронной почты»:

1. если был использован профиль POP3/SMTP, письма в почтовом ящике удаляются
2. если был использован профиль MAPI, то письма помечаются как прочтенные
3. письма в почтовом ящике никогда НЕ удаляются
4. верны варианты 1 и 2.
5. верны варианты 2 и 3

Верный ответ — четвертый. *** Вопрос 08.11 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. При отправке писем с помощью внешнего почтового клиента:

1. в карточке нового письма можно выбрать почтовый профиль, который должен быть использован при отправке.
2. если используется профиль POP3/SMTP, то в карточке доступна кнопка «Отправить».
3. если используются профили MAPI, Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, то доступна кнопка «Создать письмо».
4. верны варианты 2 и 3.
5. верны варианты 1, 2 и 3.

Верный ответ — пятый. *** Вопрос 08.08 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. По команде «Создать письмо»:

1. открывается карточка письма в соответствующей почтовой программе. 
2. открывается карточка письма встроенной почты.
3. выполняется создание и отправление письма в соответствующей почтовой программе.

Правильный ответ первый согласно теста. На деле конечно второй.Используемые источники:

• https://www.doc-lvv.ru/2018/02/elektronnaya-pochta-v-1c-dokumentooborot.html
• http://about1cerp.blogspot.com/2016/11/1.html