Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
2. Купить сертификат электронной подписи.
3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р, купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р, а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Сколько стоит документооборот

1000 бумажных документовПечать9510 РДоставка40 000 Р заказным письмомИтого49 510 Р1000 электронных документовЭлектронная подпись2000 РЛицензия средства криптозащиты1200 РДоставка7200 РИтого10 400 Р

В чем может быть подвох

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Главная проблема с обменом электронными документами: этим нельзя заниматься в одиночку. Вам придется убедить партнеров перейти на электронные документы, а пока они принимают решение, придется параллельно работать и с бумажками.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции. Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Если вы решили перейти на электронные документы

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Об этом мы расскажем отдельно. Подписывайтесь на наш канал, жмите колокольчик и все такое.

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 мая 2013 г.

Содержание журнала № 10 за 2013 г.

МУРАШКИНЦЕВ Игорь ВладимировичЗаместитель генерального директора ООО «Такском»

<lead>

Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Так почему бы не общаться «электронно» и со своими контрагентами? Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? О том, как это сделать, нам рассказали в фирме, предоставляющей услуги электронного документооборота.

</lead>

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2020 г.

1. ЭДО для чайников, № 4
2. Документы на доставку грузов: оформляем правильно, № 3Оплата третьим лицом: как учесть и оформить, № 3

2019 г.

1. О сроках хранения документов и не только, № 9
2. Бухгалтерская справка: образцы, которые пригодятся в учете, № 13
3. Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете, № 10

2018 г.

1. Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
2. Оформляем доверенность правильно, № 3
3. В новый год со «старым» директором, № 24
4. Как организовать работу с персональными данными сотрудников, № 23
5. Применяем УПД с середины года, № 2
6. Новшества «оформительского» ГОСТа, № 19
7. Грамотное письмо контрагенту облегчит бухгалтеру работу, № 17
8. Заверение копий документов: новые правила, № 12
9. Нумерация документов с нового года, № 1

Немного истории и теории

Ещё в 1960-е организации в США и Европе начали обмениваться электронными данными. Но электронным документооборотом пользовалось всего лишь несколько крупных компаний, которые могли себе это позволить. Ведь единых стандартов электронного обмена документами не было. Пока в конце 1970-х не заговорили об электронной подписи.

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.Статья 2 Федерального закона «Об электронной подписи»

Проще говоря, это реквизит электронного документа, позволяющий проверить его подлинность (авторство), аутентичность и целостность.

Криптографический алгоритм для создания примитивных цифровых подписей был разработан в 1977 году. А спустя семь лет утвердили единый общеевропейский стандарт обмена данными EANCOM (EDI).

В 1990-х во многих европейских странах были приняты специальные законы об электронных документах и юридически значимый документооборот стал осуществляться в электронной форме. В России такой закон приняли в 2011 году.

Электронный документооборот

Всё больше компаний автоматизируют внутренние бизнес-процессы, внедряют информационные системы и хранят данные в облаке. На смену бумажным договорам и актам приходят электронные документы. Закон времени.

И если с внутренней оптимизацией большинство компаний справляются более-менее успешно, то электронный документооборот с контрагентами часто откровенно хромает.

Электронный документооборот (ЭДО) — это юридически значимый документооборот в электронном виде между юридическими и/или физическими лицами.

Типичная ситуация: бухгалтер составляет в своей учётной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет его с курьером контрагенту. Через несколько дней бухгалтер фирмы-партнёра получает и сканирует этот документ, а затем вручную делает проводку в своей учётной системе. При этом обе стороны должны хранить бумажные версии акта.

Электронный документооборот в разы упрощает и ускоряет этот процесс.

Плюсы ЭДО

1. Не нужно платить зарплату курьеру или оплачивать почтовые услуги.
2. Работать с электронными документами быстрее и удобнее, а риск, что они потеряются по пути, равен нулю.
3. Не нужно хранить тонны бумаг в офисе.
4. Все документы находятся на расстоянии клика, получить доступ к любому из них можно везде, где есть интернет.

Как настроить ЭДО

Существует два основных способа обмена электронными документами: напрямую и через посредника.

В первом случае компании должны заключить между собой соглашение, где будет детально описан порядок и условия обмена, либо каждый из контрагентов должен обладать квалифицированной электронной подписью. Для её получения необходимо обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи России.

Однако даже при наличии квалифицированной электронной подписи далеко не все документы можно пересылать напрямую, например по email. Согласно действующему законодательству, счета-фактуры могут быть направлены в электронном виде только в утверждённом Федеральной налоговой службой формате XML.

Поэтому гораздо удобнее настроить электронный документооборот через посредника. Компания «МегаФон» разработала веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и другими документами между юридическими лицами. С его помощью ваш бухгалтер, менеджер или секретарь сможет оперативно заключить контракт с новым партнёром, выставить счёт поставщику или принять смету от подрядчика.

При этом все документы будут систематизированы и надёжно сохранены в личном кабинете компании.

Для использования ЭДО вам необходимо иметь квалифицированную электронную подпись.

В личном кабинете портала «Электронный документооборот» от «МегаФона» можно создавать новые документы (без подписи и отправки) и выгружать их на рабочий компьютер.

Там же можно запрашивать отчётные документы на связь: счета, счета-фактуры и акты. Документы, полученные таким способом, являются юридически значимыми и не требуют распечатки или дублирования на бумажных носителях.

Даже договор об оказании услуг мобильной связи с «МегаФоном» можно заключить дистанционно. Корпоративным клиентам, у которых есть электронная подпись, не обязательно тратить время на посещение офиса компании. Всё можно сделать через личный кабинет. Быстро, а главное, абсолютно бесплатно.

Ещё один плюс электронного документооборота от «МегаФона» в том, что он легко интегрируется с 1С. Если вы работаете с этой системой учёта, то сможете загружать документы на портал прямо из 1С.

Чтобы начать пользоваться услугой «Электронный документооборот», нужно:

1. Зарегистрироваться на соответствующем портале.
2. Подключить к системе действующую электронную подпись.
3. Заполнить заявление на присоединение к Регламенту системы электронного документооборота.

Первые 14 дней вы сможете пользоваться базовым пакетом «Промо». Он предусматривает бесплатную отправку до двух тысяч формализованных и до тысячи неформализованных документов. Две недели — достаточный срок, чтобы ощутить все плюсы электронного документооборота. После этого вы сможете выбрать тарифный план, исходя из своих бизнес-целей.

Сервис «Электронный документооборот» экономит средства и время на оформление сделок и обмен документами. Преимущества услуги в полной мере оценят агенты, дистрибьюторы, франчайзи, организации с филиальной структурой, а также компании, планирующие повысить эффективность обмена документами как внутри организации, так и при работе с партнёрами. Чем быстрее бизнес-процессы, тем больше прибыль. Согласитесь, глупо пройти мимо такого решения.

Начать пользоваться бесплатно

Используемые источники:

• https://journal.tinkoff.ru/e-doc/
• https://glavkniga.ru/elver/2013/10/1036-elektronnij_dokumentooborot_kontragentami_chego_nachati.html
• https://lifehacker.ru/elektronnyj-dokumentooborot/