Настройка типовых и внешних отчетов

В процессе работы с программами «1С:Предприятие» все пользователи сталкиваются с необходимостью просмотра и анализа информации в отчетах. Для удобной работы важно не только знать все отчеты системы, но и уметь их настраивать для удобного отображения данных. 

В этой статье мы рассмотрим основные принципы настройки отчетов на примере программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».   

Формы настройки отчетов 1С

Практически любой отчет имеет свою собственную форму настройки. Открыть ее можно с помощью кнопки «Настройка» на форме отчета. 

Форму настройки можно смотреть в двух вариантах: стандартном и расширенном. 

Пример стандартной формы настройки: 

<object>Центр обучения «Клерка»? Реклама<object></object><object>Все про онлайн-кассы: как не нарваться на штрафыВсе что вы хотели знать о кассах, но забыли спросить (скидка до 1 апреля 50%).Узнать больше</object></object>

Пример расширенной формы настройки: 

Рассмотрим стандартную форму настройки, так как она удобнее и проще.   

Стандартная форма настройки в отчетах 1С

Стандартная форма настройки содержит несколько окон для ввода настроек: 

• Показатели 
• Группировки строк 
• Группировки колонок 
• Отборы 

Также здесь есть настройка периода и некоторые другие опции.

Рассмотрим влияние каждой настройки отчета на примере ведомости по товарам на складах. 

Меню: Отчеты – Запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах

Прежде всего нужно понять, для чего служит отчет и какую информацию в нем можно получить. Например, ведомость по товарам на складах содержит данные об остатках товаров на складах компании. 

? Реклама

Для начала попробуем сформировать отчет без каких-либо настроек. Т.е. уберем все флаги в показателях, удалим все группировки, снимем настройку периода и другие флаги. 

В результате такой настройки мы получим пустой и абсолютно бесполезный отчет: 

Таким образом, если мы не указываем программе каким образом выводить данные, она их не выводит!

Выбор данных для построения отчета

Какие именно данные можно вывести в отчете определяется в таблице показателей. 

Здесь перечислены все возможные данные, которые мы можем получить из отчета. Если показатель отмечен флагом, то он будет показываться в результате. 

? Реклама

Для ведомости по товарам на складах показателями являются: 

• Начальный остаток (в базовых единицах) 
• Приход (в базовых единицах) 
• Расход (в базовых единицах) 
• Конечный остаток (в базовых единицах) 
• Оборот (в базовых единицах) 
• Начальный остаток (в единицах отчетов) 
• И т.д. 

Для отчета «Продажи» показатели иные:

• Количество
• Сумма продажи 
• Сумма продажи без скидок
• И т.д.

Каждый отчет имеет свой собственный список показателей, который определяет, какие именно данные можно посмотреть в отчете. 

В нашем отчете мы отметим показатели:

? Реклама

В результате получим следующий отчет: 

Обратите внимание, программа подготовила колонки для каждого показателя, но сами данные не вывела. 

Почему? – Потому что она не знает, в какой детализации мы хотим вывести данные. 

Например, нам может быть нужно только общее количество всех товаров на всех складах, а может быть нужна информация по каждому товару и складу. Вариантов очень много!   

Указание способа детализации данных в отчетах

Для указания способа детализации данных служат: 

• Группировки строк 
• Группировки колонок
• Флаг «Выводить общие итоги»
• Флаг «Выводить детальные записи» 

Выводить общие итоги для отчета

Если вы хотите посмотреть данные отчета без какой-либо детализации, просто поставьте флаг «Выводить общие итоги»: ? Реклама

В результате отчета вы получите данные за весь период по всем складам и товарам: 

Таким образом мы узнали, что за все время пользования базой на наши склады поступило 12085 товаров, было продано/списано 1545 товаров, а текущий складской остаток – 10540. Хотя обычно этой информации недостаточно.

Группировки строк в отчетах

Чтобы как-то детализировать выводимую информацию, можно добавлять группировки строк и колонок. Т.е. указывать программе, что нужно вывести не только общее количество, но еще и количество по каждому складу/товару/цвету/дню. 

Добавим в группировки строк «Склад». Для этого нажмем кнопку «Добавить» и в окне выбора поля отметим «Склад»:

? Реклама

Настройка отчета: 

Отчет примет следующий вид: 

Таким образом, мы попросили программу детализировать информацию по каждому складу, и она это сделала. Можно добавлять еще группировки и получать более детальную информацию. 

Например, добавим группировку «Номенклатура»: 

Получим следующий отчет: 

Примечание: порядок расположения группировок имеет важное значение. Если мы поменяем склад и номенклатуру местами, то получим другой отчет.

? Реклама

Сначала отображается информация по товару, а внутри расшифровка по складу: 

Тип группировки

Обратите внимание, что у каждой группировки имеется тип, который также влияет на отображение отчета. 

Тип может принимать следующие значения: 

• Элементы – отображение детализации только по элементам. 
• Иерархия – детализация по группам и элементам справочника.
• Только иерархия – детализация только по группам. 

В качестве примера можно указать у номенклатуры тип группировки «Иерархия». ? Реклама

Тогда отчет примет следующий вид: 

Мы видим информацию сначала по складу, потом по группам товаров, потом по самим товарам. 

Благодаря типу группировки вы можете смотреть информацию в отчетах с учетом иерархии справочника или без нее. 

Группировки колонок

Группировки колонок имеют на отчет такое же влияние, как и группировки строк. Но с одним важным отличием – детализация отчета в этом случае делается не «вниз», а «направо». 

В качестве примера перенесем группировку «Склад» из строк в колонки. Для этого можно воспользоваться синими стрелками, или просто удалить группировку в одной таблице и добавить в другую. 

? Реклама

Полученный отчет:

В отчете мы видим информацию по каждому товару и складу. При этом товары показываются слева, а склады наверху. Информация по каждому складу появляется справа, в виде отдельных колонок. 

Группировки колонок чаще всего используют для одного (максимум двух) показателей, а в качестве самой группировки используют справочник с небольшим количеством значений. Иначе отчет получается слишком широким и его сложно анализировать/печатать.   

Ограничение данных, выводимых в отчете

Помимо придания отчету нужного вида, очень часто бывает необходимо ограничить состав выводимых данных. Хотя бы потому, что при большом объеме данных сложно найти какую-то конкретную строку. Например, мы хотим посмотреть остаток по товару «Телевизор JVC». Без дополнительных настроек найти остаток по товару достаточно сложно. ? Реклама

Если вы хотите ограничить состав выводимых данных, используется настройка периода и отборы. 

Настройка периода нужна для ограничения по времени (если хотим сформировать отчет за год, месяц или любой другой произвольный период). Отборы используются для всех остальных ограничений. 

Отборы

В нашем примере с телевизором нужно поставить отбор на номенклатуру, выводимую в отчете: 

Ставим флаг напротив отбора «Номенклатура», тип сравнения оставляем «Равно», а в качестве значения выбираем сам товар. 

Полученный отчет позволяет быстрее найти нужную информацию: 

Помимо стандартных отборов, которые уже выведены на форму (в данном отчете это склад и номенклатура), вы можете добавлять и другие. Для этого используйте кнопку «Добавить» в отборах и выбирайте одно из доступных полей. 

? Реклама

Важно: стандартные отборы доступны и без открытия формы настройки. Для их отображения нужно нажать кнопку «Быстрые отборы» на форме отчета.

Типы сравнения в отборах

В отборах важно выбрать правильный тип сравнения. 

Возможны следующие варианты: 

• Равно – отчет выведется только по указанному значению.
• Не равно – отчет выведется по всем значениям, кроме указанного в настройке. Например можно посмотреть остатки по всем складам, кроме главного. 
• В списке – в качестве значения указывается список из нескольких элементов, данные выводятся по всем значениям из списка. Например, можно посмотреть остатки по трем интересующим покупателя моделям вентилятора. 
• Не в списке – в качестве значения указывается список значений, данные выводятся по всем значениям, которые не принадлежат этому списку. 
• В группе – используется для иерархических справочников. В отчете будет информация только по элементам входящим в указанную группу (например, по всем товарам, входящим в группу «Компьютеры»). 
• Не в группе – используется для иерархических справочников. В отчете будет информация по всем элементам, кроме входящих в указанную группу (например, всем товарам, не входящим в группу «Компьютеры»). 
• В группе из списка – выбирается список из нескольких групп, показываются данные по всем элементам, входящим в перечисленные группы 
• Не в группе из списка – выбирается список из нескольких групп, показываются данные по всем элементам, не входящим в перечисленные группы 
• Меньше, меньше или равно, больше, больше или равно – математические операции сравнения для чисел. Например, можно посмотреть все товары, остаток которых больше 10 шт. 
• Интервалы (><,<=>, <>=,<= >=) – используются для проверки вхождения значения в указанные интервалы. Используется для дат и чисел. 

Настройка периода

Для ограничения периода выводимых данных используется настройка периода. Период можно настраивать как в форме отчета, так и в форме настроек. ? Реклама

Например, если мы хотим посмотреть движения товаров на складе за 2011 год, то установим период с 01.01.2011 по 31.12.2011. 

В результате мы увидим: 

• Начальный остаток на 01.01.2011
• Приход товаров за 2011 год 
• Расход товаров за 2011 год 
• Конечный остаток на 31.12.2011 (на конец дня)  

Общие рекомендации при настройке отчетов в 1С

Мы убедились, что благодаря настройкам внешний вид отчета может очень сильно изменяться. Конечно, не все необходимые отчеты вы сможете получить в базе, не прибегая к помощи программистов и доработкам. Но многие из них вы можете настроить самостоятельно. 

Когда вам нужно получить какие-либо данные из базы, проделайте следующие действия:

? Реклама

Представьте конечный вид отчета (мысленно или на бумаге)  Выберите отчет, в котором вы можете получить необходимую информацию  Сделайте настройки отчета, ответив на следующие вопросы:  Какие именно данные мы хотим получить из отчета? (выбираем показатели)  Нужна ли настройка периода? Отчет будет формироваться за весь период или за какой-то конкретный интервал времени? За какой? (устанавливаем период)  В каких разрезах нужно получить указанные данные? (указываем группировки строк и колонок)  Нужны ли какие-то другие ограничения? (устанавливаем отборы)

Примеры настроек

Пример 1 – Поступления товаров на склад по месяцам

Предположим нам нужно получить отчет, отражающий поступления товаров на главный склад по месяцам за 2011 год. Отчет должен иметь следующий вид: 

? Реклама

Для получения данной информации мы можем использовать отчет «Закупки» (отражает только покупку у контрагентов), или отчет «Ведомость по товарам на складах» (показывает любые поступления на склад). Воспользуемся ведомостью по товарам на складах. 

Далее ответим на вопросы: 

Вопрос	Ответ
Какие именно данные мы хотим получить из отчета?
Отчет нужно сформировать за 2011 год.  Ставим период с 01.01.2011 по 31.12.2011
В каких разрезах нужно получить указанные данные?
Нужны ли какие-то другие ограничения?

Сделаем соответствующие настройки: ? Реклама

Примечание: если в каком-то месяце товары не поступали, этот месяц в результате не выводится. То же самое по товарам – если товар не поступал ни разу за год, он не показывается в отчете. 

Пример 2 – Продажи дистрибьюторам 

Нам нужно получить список наших дистрибьюторов, а также количество и сумму из покупок в $ (примечание: доллар является нашей управленческой валютой). 

Отчет должен иметь следующий вид: 

Для получения данной информации мы можем использовать отчет «Продажи». 

? Реклама

Далее ответим на вопросы: 

Вопрос	Ответ
Какие именно данные мы хотим получить из отчета?
Нет, отчет формируется за весь период.
В каких разрезах нужно получить указанные данные?
Нужны ли какие-то другие ограничения?

Сделаем соответствующие настройки:? Реклама

Полученный отчет:

Мероприятия

Блоги компаний

В первой части статьи мы довольно подробно рассмотрели настройки отчетов, реализованных на базе СКД. Теперь разберем более тонкие и детальные настройки вариантов отчета. Окно «продвинутых» настроек варианта отчета вызывается по команде «Еще» — «Прочее» — «Изменить вариант отчета».

Окно изменения варианта отчета разделено на две части:

1. Структура отчета.

2. Настройки отчета.

Раздел структуры варианта отчета аналогичен вкладке «Структура» стандартных настроек отчета. Назначение и настройка группировок подробно рассмотрена в ч. 1 статьи.

Таблица структуры варианта отчета, кроме непосредственно колонки с группировками, содержит несколько дополнительных колонок:

• «Наличие выбранных полей в элементе структуры» — значок в данной колонке указывает на то, что в группировке используется особая настройка выводимых полей.
• «Наличие отбора в элементе структуры» — значок в данной колонке указывает на то, что в группировке используется особая настройка отборов.
• «Наличие сортировки в элементе структуры» — значок в данной колонке указывает на то, что в группировке используется особая настройка сортировки.
• «Наличие условного оформления в элементе структуры» — значок в данной колонке указывает на то, что в группировке используется особая настройка условного оформления.
• «Наличие других настроек в элементе структуры» — значок в данной колонке указывает на то, что в группировке используется особая конфигурация дополнительных настроек.

Раздел настроек варианта отчета дает пользователю широкие возможности по конфигурированию отчета под свои потребности. Она практически полностью совпадает со стандартными настройками отчета, рассмотренными в ч. 1. Рассмотрим все вкладки раздела и отметим различия.

Раздел настроек состоит из следующих вкладок:

1. Параметры. Содержит параметры СКД, доступные пользователю.

Параметр СКД – некоторое значение, использующееся для получения данных отчета. Это может быть значение условия для отбора или проверки данных, а также вспомогательное значение.

Таблица параметров представлена в формате «Параметр»-«Значение». При необходимости можно менять значения параметров. Нажатие на кнопку «Свойства элемента пользовательских настроек» открывает пользовательские настройки элемента.

В данном окне можно выбрать, будет ли элемент включен в пользовательские настройки (т.е. виден пользователю при настройке отчета), задать представление элемента и режим редактирования (быстрый доступ в шапке отчета, обычный в настройках отчета и недоступный).

Свойства элемента пользовательских настроек также имеют группируемые поля, поля, отборы и элементы условного оформления.

2. Пользовательские поля. Содержит поля, которые формирует сам пользователь на основании данных, выбираемых отчетом.

Пользователь может добавить два вида полей:

• Новое поле выбор…
• Новое поле выражение…

Поля выбора позволяют вычислять значение по заданному условию. Окно редактирования поля выбора содержит заголовок поле и таблицу в которой задается отбор, значение и представление поле. Отбор представляет собой условие, в зависимости от которого будет подставляться нужное значение.

Например, вычислим оценку количества продаж. Будем считать, что, если продано меньше 10 единиц товара, продали мало, а если больше 10 единиц – много. Для этого зададим 2 значения вычисляемого поля: первое будет с отбором «Количество товаров Меньше или равно «10»», второе с отбором «Количество товаров Больше «10»».

Поля выражения позволяют вычислять значение используя произвольные алгоритмы. В них могут использоваться функции языка запросов и встроенного языка программирования 1С. Окно редактирования поля выражения содержит два поля для выражений детальных и итоговых записей. Итоговые записи – это группировки, настроенные в области «Структура отчета», в них необходимо использовать агрегатные функции («Сумма», «Минимум», «Максимум», «Количество»).

Например, вычислим средний процент скидки. Средний процент скидки рассчитывается по формуле: [Сумма продаж без скидки] — [Сумма продаж со скидкой] / [Сумма продаж без скидки]. Необходимо помнить, что сумма продаж без скидки может быть нулевой, поэтому используем оператор ВЫБОР для проверки. Получим следующие выражения:

·         Для детальных записей:

Выбор

                Когда [Сумма продаж без скидки] = 0

                               Тогда 0

                Иначе [Сумма продаж без скидки] — [Сумма продаж со скидкой] / [Сумма продаж без скидки]

Конец

·         Для итоговых записей:

Выбор

                Когда Сумма([Сумма продаж без скидки]) = 0

                               Тогда 0

                Иначе Сумма([Сумма продаж без скидки]) — Сумма([Сумма продаж со скидкой]) / Сумма([Сумма продаж без скидки])

Конец

Как было сказано ранее, в выражении итоговых записей используем агрегатную функцию «Сумма».

3. Группируемые поля. Содержит поля, по которым будет группироваться результат варианта отчета. Группируемые поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие группируемые поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования группируемых полей.

4. Поля. Содержит поля, которые будут выведены в результат варианта отчета. Поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования полей.

Поля можно группировать, чтобы логически выделить какую-либо часть отчета или задать особое расположение колонок. При добавлении группы становится активна колонка «Расположение» и позволяет выбрать один из вариантов расположения:

• Авто – система располагает поля автоматически;
• Горизонтально – поля располагаются горизонтально;
• Вертикально – поля располагаются вертикально;
• В отдельной колонке – поля располагаются в разных колонках;
• Вместе – поля располагаются в одной колонке.

5. Отбор. Содержит отборы, используемые в варианте отчета. Настройка отборов была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Отборы настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие отборы для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

6. Сортировка. Содержит поля сортировки, используемые в варианте отчета. Настройка полей сортировки была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Сортировка настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля сортировки для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

7. Условное оформление. Содержит элементы условного оформления, используемые в варианте отчета. Настройка условного оформления была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Условное оформление настраивается отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие элементы условного оформления для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

8. Дополнительные настройки. Содержит дополнительные настройки оформления отчета. Позволяют выбрать общий внешний вид отчета, расположение полей, группировок, реквизитов, ресурсов, итогов, задать настройки диаграммы, управлять выводом заголовка, параметров и отбора, определять позицию ресурсов и закреплять шапку и колонки группировок варианта отчета.

В заключение хотелось бы отметить, что настройки отчета можно не только сохранять в качестве варианта отчета, но и выгружать в файл (меню «Еще» — «Сохранить настройки»). Для загрузки необходимо выбрать «Загрузить настройки» и выбрать сохраненный файл. Таким образом, мы можем передавать настройки варианта отчета между различными базами, имеющими одинаковую конфигурацию.

Исходя из этого, можем резюмировать, что пользователь может не только самостоятельно настроить отчет под свои нужды, но и сохранить свои настройки и использовать их в дальнейшем при необходимости.

Интересуют услуги по 1С? Мы делаем работу в 1С комфортной.

Если вы еще не знаете, какая 1С вам подойдет — подберем лучшие варианты под ваши особенности. Если уже выбрали программу — настроим ее под ваши нужды, доработаем необходимые функции, обучим сотрудников работе в ней. Если вы уже работаете в 1С — обеспечим бесперебойную работу, благодаря регулярному обновлению, оперативному решению проблем и вечерней техподдержке.

Связаться со специалистом

Смотри также:

«Быстрые отборы»

По мере развития платформы «1С:Предприятие 8» и появления новой версии 8.2, отчеты в системах становятся все гибче, и пользователи имеют все больше возможностей настраивать их под свои требования, не прибегая к помощи программистов.

Новые возможности, предоставляемые системой компоновки данных (СКД), как никогда ранее позволяют ощутить преимущества возможностей «1С:Предприятия 8» при построении отчетов. И, несмотря на то, что интерфейс отчетов претерпел значительные изменения (по сравнению с редакцией 10.3 конфигурации «Управление торговлей», далее — УТ), настройки отчетов по-прежнему доступны рядовому пользователю. Рассмотрим некоторые основные приемы работы с ними.

Первое, на что можно обратить внимание — это быстрые отборы. Они позволяют вывести в отчет данные по определенным значениям полей отчета согласно пожеланиям пользователя.

Например, возьмем отчет Анализ доступности товаров в УТ. Сразу отметим, что вся демонстрация возможностей отчетов в УТ 11 будет проходить на примере двух отчетов:

• Анализ доступности товаров;
• Выручка и себестоимость продаж.

Отбор по некоторым полям можно сделать как непосредственно в форме отчета, так и по кнопке Настройка.

В колонке Вид сравнения пользователь может выбрать различные условия сравнения. Например, для поля Номенклатура можно выбрать следующие виды сравнения:

• Равно — отчет будет строиться только по выбранной номенклатурной позиции;
• Не равно — отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме выбранной позиции;
• В списке — отчет будет строиться по списку номенклатурных позиций;
• Не в списке — отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме выбранных позиций;
• В группе — отчет будет строиться по всей номенклатуре, находящейся в выбранной папке справочника Номенклатура;
• Не в группе — отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме позиций, находящихся в выбранной папке справочника Номенклатура;
• В группе из списка — аналогичен  сравнению В списке, только в качестве  значений списка выбираются папки в справочнике Номенклатура;
• Не в группе из списка — аналогичен  сравнению Не в списке, только в качестве  значений списка выбираются папки в справочнике Номенклатура.

Флажок (галочка) слева от поля отбора показывает, что отбор по этому полю «включен», т. е. принимается отчетом во внимание.

Поля со снятой галочкой не принимаются во внимание даже, если вы выбрали определенные значения этих полей.

В зависимости от выбранного вида сравнения в колонке Значение указывается конкретный элемент или папка (группа) справочника, либо список элементов или папок.

«Быстрые отборы» доступны во всех решениях на платформе «1С:Предприятие 8».

Используемые источники:

• https://www.klerk.ru/soft/articles/422958/
• https://www.legasoft.ru/about/blog/publikacii/nastroyka_otchetov_v_1s_predpriyatii_8_chast_2/
• https://buh.ru/articles/documents/14879/