Универсальный отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия — инструкция и описание для пользователя

В первой части статьи мы довольно подробно рассмотрели настройки отчетов, реализованных на базе СКД. Теперь разберем более тонкие и детальные настройки вариантов отчета. Окно «продвинутых» настроек варианта отчета вызывается по команде «Еще» — «Прочее» — «Изменить вариант отчета».

Окно изменения варианта отчета разделено на две части:

1. Структура отчета.

2. Настройки отчета.

Раздел структуры варианта отчета аналогичен вкладке «Структура» стандартных настроек отчета. Назначение и настройка группировок подробно рассмотрена в ч. 1 статьи.

Таблица структуры варианта отчета, кроме непосредственно колонки с группировками, содержит несколько дополнительных колонок:

• «Наличие выбранных полей в элементе структуры» — значок в данной колонке указывает на то, что в группировке используется особая настройка выводимых полей.
• «Наличие отбора в элементе структуры» — значок в данной колонке указывает на то, что в группировке используется особая настройка отборов.
• «Наличие сортировки в элементе структуры» — значок в данной колонке указывает на то, что в группировке используется особая настройка сортировки.
• «Наличие условного оформления в элементе структуры» — значок в данной колонке указывает на то, что в группировке используется особая настройка условного оформления.
• «Наличие других настроек в элементе структуры» — значок в данной колонке указывает на то, что в группировке используется особая конфигурация дополнительных настроек.

Раздел настроек варианта отчета дает пользователю широкие возможности по конфигурированию отчета под свои потребности. Она практически полностью совпадает со стандартными настройками отчета, рассмотренными в ч. 1. Рассмотрим все вкладки раздела и отметим различия.

Раздел настроек состоит из следующих вкладок:

1. Параметры. Содержит параметры СКД, доступные пользователю.

Параметр СКД – некоторое значение, использующееся для получения данных отчета. Это может быть значение условия для отбора или проверки данных, а также вспомогательное значение.

Таблица параметров представлена в формате «Параметр»-«Значение». При необходимости можно менять значения параметров. Нажатие на кнопку «Свойства элемента пользовательских настроек» открывает пользовательские настройки элемента.

В данном окне можно выбрать, будет ли элемент включен в пользовательские настройки (т.е. виден пользователю при настройке отчета), задать представление элемента и режим редактирования (быстрый доступ в шапке отчета, обычный в настройках отчета и недоступный).

Свойства элемента пользовательских настроек также имеют группируемые поля, поля, отборы и элементы условного оформления.

2. Пользовательские поля. Содержит поля, которые формирует сам пользователь на основании данных, выбираемых отчетом.

Пользователь может добавить два вида полей:

• Новое поле выбор…
• Новое поле выражение…

Поля выбора позволяют вычислять значение по заданному условию. Окно редактирования поля выбора содержит заголовок поле и таблицу в которой задается отбор, значение и представление поле. Отбор представляет собой условие, в зависимости от которого будет подставляться нужное значение.

Например, вычислим оценку количества продаж. Будем считать, что, если продано меньше 10 единиц товара, продали мало, а если больше 10 единиц – много. Для этого зададим 2 значения вычисляемого поля: первое будет с отбором «Количество товаров Меньше или равно «10»», второе с отбором «Количество товаров Больше «10»».

Поля выражения позволяют вычислять значение используя произвольные алгоритмы. В них могут использоваться функции языка запросов и встроенного языка программирования 1С. Окно редактирования поля выражения содержит два поля для выражений детальных и итоговых записей. Итоговые записи – это группировки, настроенные в области «Структура отчета», в них необходимо использовать агрегатные функции («Сумма», «Минимум», «Максимум», «Количество»).

Например, вычислим средний процент скидки. Средний процент скидки рассчитывается по формуле: [Сумма продаж без скидки] — [Сумма продаж со скидкой] / [Сумма продаж без скидки]. Необходимо помнить, что сумма продаж без скидки может быть нулевой, поэтому используем оператор ВЫБОР для проверки. Получим следующие выражения:

·         Для детальных записей:

Выбор

                Когда [Сумма продаж без скидки] = 0

                               Тогда 0

                Иначе [Сумма продаж без скидки] — [Сумма продаж со скидкой] / [Сумма продаж без скидки]

Конец

·         Для итоговых записей:

Выбор

                Когда Сумма([Сумма продаж без скидки]) = 0

                               Тогда 0

                Иначе Сумма([Сумма продаж без скидки]) — Сумма([Сумма продаж со скидкой]) / Сумма([Сумма продаж без скидки])

Конец

Как было сказано ранее, в выражении итоговых записей используем агрегатную функцию «Сумма».

3. Группируемые поля. Содержит поля, по которым будет группироваться результат варианта отчета. Группируемые поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие группируемые поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования группируемых полей.

4. Поля. Содержит поля, которые будут выведены в результат варианта отчета. Поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования полей.

Поля можно группировать, чтобы логически выделить какую-либо часть отчета или задать особое расположение колонок. При добавлении группы становится активна колонка «Расположение» и позволяет выбрать один из вариантов расположения:

• Авто – система располагает поля автоматически;
• Горизонтально – поля располагаются горизонтально;
• Вертикально – поля располагаются вертикально;
• В отдельной колонке – поля располагаются в разных колонках;
• Вместе – поля располагаются в одной колонке.

5. Отбор. Содержит отборы, используемые в варианте отчета. Настройка отборов была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Отборы настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие отборы для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

6. Сортировка. Содержит поля сортировки, используемые в варианте отчета. Настройка полей сортировки была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Сортировка настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля сортировки для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

7. Условное оформление. Содержит элементы условного оформления, используемые в варианте отчета. Настройка условного оформления была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Условное оформление настраивается отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие элементы условного оформления для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

8. Дополнительные настройки. Содержит дополнительные настройки оформления отчета. Позволяют выбрать общий внешний вид отчета, расположение полей, группировок, реквизитов, ресурсов, итогов, задать настройки диаграммы, управлять выводом заголовка, параметров и отбора, определять позицию ресурсов и закреплять шапку и колонки группировок варианта отчета.

В заключение хотелось бы отметить, что настройки отчета можно не только сохранять в качестве варианта отчета, но и выгружать в файл (меню «Еще» — «Сохранить настройки»). Для загрузки необходимо выбрать «Загрузить настройки» и выбрать сохраненный файл. Таким образом, мы можем передавать настройки варианта отчета между различными базами, имеющими одинаковую конфигурацию.

Исходя из этого, можем резюмировать, что пользователь может не только самостоятельно настроить отчет под свои нужды, но и сохранить свои настройки и использовать их в дальнейшем при необходимости.

Интересуют услуги по 1С? Мы делаем работу в 1С комфортной.

Если вы еще не знаете, какая 1С вам подойдет — подберем лучшие варианты под ваши особенности. Если уже выбрали программу — настроим ее под ваши нужды, доработаем необходимые функции, обучим сотрудников работе в ней. Если вы уже работаете в 1С — обеспечим бесперебойную работу, благодаря регулярному обновлению, оперативному решению проблем и вечерней техподдержке.

Связаться со специалистом

Смотри также:

16.02.2020

В любой программе 1С изначально заложено много разных отчетов. Но их количества не всегда хватает или имеющиеся отчеты не до конца подходят.

Прежде чем обращаться к программистам с просьбой доработать отчет, следует рассмотреть одну полезную возможность в 1С — это “Универсальный отчет”.

Этот отчет позволяет из различных объектов программы создать свой собственный отчет.

Где находится универсальный отчет?

Универсальный отчет есть во многих программах 1С 8.3, мы рассмотрим его возможности на примере “1С: Бухгалтерия предприятия”.

Отчет находится в разделе “Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет”:

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С. Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00. Услуги и цены можно увидеть по ссылке. Будем рады помочь Вам!

В других программах он может находиться в другом месте. Чтобы быстро найти отчет, можно воспользоваться либо стандартным поиском, либо открыть отчет через меню “Все функции”.

Выбор объекта для формирования отчета

После открытия отчета в первую очередь нужно определить, из какого типа объектов мы будем выводить информацию. Например, это могут быть справочники, документы, регистры сведений и другие.

После выбора типа объекта нужно выбрать конкретный объект. Для быстрого поиска можно просто начать вводить его название, программа предоставит подходящие варианты:

Рассмотрим настройки отчета на примере справочника “Контрагенты”.

Настройки отчета

Если сразу сформировать отчет, то он нам может не подойти:

В отчете могут быть выведены лишние колонки, либо порядок колонок будет неподходящим.

Отчет необходимо настроить, для этого нажимаем кнопку “Настройки”. Откроется форма с несколькими закладками. Рассмотрим основные.

Поля и сортировки

На этой закладке мы можем управлять составом полей отчета и сортировкой полей. Для добавления нового поля нужно нажать “Добавить” и выбрать нужное поле. Для удаления поля можно либо нажать “Удалить” (красный крестик), либо снять флажок напротив лишнего поля. Удалим поля и оставим несколько для примера:

Сформируем повторно отчет по кнопке “Закрыть и сформировать”:

Отчет стал более наглядным, но в отчете помимо контрагентов выводятся и папки.

Чтобы это исправить, воспользуемся фильтром.

Отборы

На этой закладке задаются условия. Для исключения папок нажимаем “Добавить отбор” и выполняем настройку “Это группа — Равно — Нет”:

После этого папки не будут выводиться в отчете. Можно делать и другие отборы, все зависит от конкретного отчета.

Оформление

Отчет можно оформить так, как мы захотим. Например, выделим контрагентов, которые являются физическими лицами, красным цветом. Нажимаем “Добавить”. Откроется форма настроек, на первой вкладке укажем стиль оформления:

Зададим условие для физических лиц:

В результате отчет будет выглядеть так:

Сохранение отчета

После настройки отчета самое главное не совершить ошибку — не закрывать отчет без сохранения. Если отчет закрыть, при повторном открытии все сделанное придется выполнять заново.

Для сохранения отчета нажимаем “Сохранить вариант отчета”:

Вводим название отчета, а также кому он будет доступен:

Можно разрешить отчетом только тому пользователю, который его создал, либо выбрать нужных пользователей.

После сохранения отчет будет доступен в списке:

Среди множества отчетов, в программах 1С имеется Универсальный отчет, позволяющий более глубже анализировать информацию, выбирать из информационной базы данные, которые нет возможности получить в других стандартных отчетах, при этом детализируя и оформляя отчет по своему усмотрению. Рассмотрим, какую информацию мы можем с помощью него получить в нашей инструкции.

Где найти Универсальный отчет в 1С 8.3

Например, в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 он находится в меню Отчеты — разделе Стандартные отчеты — ссылка Универсальный отчет.

Также он доступен и в пункте меню Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки.

Рассмотрим, какую информацию мы можем получить с помощью Универсального отчета в 1С 8.3.

Инструкция по настройке и использованию Универсального отчета 1С

Кроме выбора периода в нем есть еще некоторые настройки, в которых мы сейчас разберемся.

Для начала выбираем Вид объекта, по которому мы хотим сформировать отчет. Далее уже можно будет детализировать и выполнить дополнительную настройку.

Универсальный отчет по виду документов

Например, при выборе вида объекта Документ, будет предложено выбрать наименование документа и указать какую информацию мы хотим получить. Выберем для примера документ Начисление зарплаты.

Далее в поле укажем, что мы хотим получить информацию о начисленном НДФЛ.

Нажав кнопку Сформировать, получаем отчет, который, как мы видим, очень громоздкий и неудобный для просмотра, в нем много пустых колонок и лишней информации, которая нам не нужна. Нажмем кнопку Настройки.

Выбрав вид отчета Расширенный, на вкладке Поля и сортировки, мы можем галочками отрегулировать какую информацию необходимо выводить в отчет. С помощью кнопок перемещения вверх/вниз  можно поменять элементы местами.

При большом объеме информации данные отчета можно сгруппировать или установить отбор, например по подразделению (вкладка Отборы, кнопка Добавить отбор).

Отчет готов и выглядит более компактно.

При установке отбора, мы можем установить настройку Показывать – В шапке отчета.

После нажатия кнопки Закрыть и сформировать в шапке настройки отчета у нас появится поле отбора по Подразделению.

Универсальный отчет по справочникам

Сформируем отчет для отражения информации Справочников.

Предположим, нам нужно получить информацию об адресах всех работающих сотрудников и даты их рождения.

Выберем Вид объекта — Справочник и установим значение Сотрудники.

Далее выбираем, какие значения нам нужны для отчета Основные данные или Дополнительные реквизиты. В нашем примере, выбираем Основные данные.

Нажав кнопку Настройки, переходим на вкладку Структураи с помощью кнопки Добавитьформируем структуру нашего отчета. Из открывшегося окна Выбор поля отчета, подбираем необходимые данные.

При определении структуры отчета на вкладке Состав группировки задаем поля нашего отчета с помощью кнопки Добавить.

У нас должна получиться вот такая строка с данными.

Также мы можем установить Отбор, с помощью кнопки Добавить отбор, например сотрудников, которые не находятся в архиве, соответственно, это работающие сотрудники.

Нажав кнопку Закрыть и сформировать, получаем вот такой отчет.

Таким образом мы можем проверить, все ли данные по сотрудникам занесены в справочник.

Для задания параметров оформления отчета в настройке есть вкладка Оформление, где можно изменить шрифт отчета, размер, цвет, ширину линий и другие параметры.

При этом на вкладке Оформляемые полянеобходимо их указать.

Наш отчет стал выглядеть вот так.

Универсальный отчет по регистрам накопления

Множество вариантов Универсального отчета в 1С 8.3 можно сформировать и по регистрам накопления.

Для этого, указав нужный регистр, можно произвести настройку отчета — кнопка Настройки. С помощью кнопки Добавитьзадаем нужные поля.

Для примера сформируем отчет по предоставленным вычетам НДФЛ, с указанием месяца налогового периода, кода вычета и выделением документов, которыми был предоставлен вычет (поле Регистратор).

Получившийся отчет по регистру накопления Предоставленные стандартные и социальные вычетывыглядит следующим образом.

Мы видим, что в отчете строки по начислениям в каждом месяце повторяются. В данном примере, мы можем сгруппировать наши записи по месяцам, для более удобного отображения данных. Для этого на вкладке Структура, указав строку для группировки Месяц налогового периода, нажимаем кнопку Обернуть эту строку в группировку по полю. Далее уже детализируем поля для содержания нашего отчета – Регистратор, Код вычета, Физическое лицо. Поля вы можете выстраивать в том порядке, как Вам удобно.

Реквизит Сумма выделен на вкладке Поля и сортировка.

Нажимаем Закрыть и сформировать и получаем отчет немного другого вида, где данные по месяцам мы можем свернуть в группы.

Если мы захотим изменить группировку, объединив данные по физическому лицу, то верхняя строка структуры должна быть закреплена – Физическое лицо. И далее мы также указываем необходимые поля для детализации. В нашем примере – Месяц налогового периода, Регистратор, Код вычета.

В результате получается вот такой отчет, где как видно данные сгруппированы по Физическому лицу. С помощью кнопок +- мы можем сворачивать и разворачивать наши данные. При этом итоги по сумме строк отображаются по строке группировки – по Физическому лицу.

Универсальный отчет по регистрам сведений

Примером отчета, сформированного по регистрам сведений могут быть данные о лицевых счетах сотрудников.

Настройка отчета выполняется аналогично описанному выше.

Используя кнопку Настройки, при необходимости мы можем добавить необходимые поля на вкладках Поля и сортировки, Структура для вывода информации в отчет — Сотрудник, Зарплатный проект и Номер лицевого счета.

Универсальный отчет по регистрам бухгалтерии

Универсальный отчетв 1С по регистрам бухгалтерии по составу отражаемой информации напоминает карточку счета.

По кнопке Настройкиможно также сделать настройки отчета, выбрав для себя необходимые параметры.

Предположим, мы хотим сформировать отчет по счету 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками», отражающий движение в разрезе документов.

Для этого на вкладке Отборы установим отборСчет Дт — Равно 62.01.

В отчете при отборе необходимо выбирать конечный субсчет счета, иначе отчет сформируется пустым.

На вкладке Поля и сортировки выберем показатели, которые хотим увидеть в отчете.

Например, нам интересны обороты в сумме. Для того чтобы в отчете они отразились по возрастанию, с помощью голубой стрелочки вправо, можно перенести показатель, по которому мы хотим включить сортировку. Таким образом, мы задаем порядок сортировки Сумма– По возрастанию.

На вкладке Структура мы задаем желаемые поля нашего отчета. В данном варианте отчета, значение показателя будет зависеть от выбранного счета. Указав в качестве группируемых полей Суконто1 Дт, Субконто2 Дт, мы получим отчет в разрезе субконто, какие они – зависит от счета.

Так, у счета 62.01Субконто 1 – Контрагент, Субконто 2 – Договор. Нажав кнопку Закрыть и сформировать, получаем отчет по контрагентам, с указанием договоров и сумм по этим договорам в порядке возрастания.

Добавив к полям третье субконто, мы получим такой же отчет, но уже с детализацией по документам.

Группируемые поля будут выглядеть следующим образом.

В результате мы получаем отчет.

Добавив элементы группировки, можем задавать более сложную структуру отчета, которая с другой стороны, облегчит нам анализ данных. Например, добавив группировку — в разрезе организаций.

В результате наш отчет сформирован в разрезе организаций (в нашем примере она одна).

Таким образом, меняя настройки, мы можем составлять целые аналитические таблицы, с отбором, сортировкой и группировкой показателей.

В обновленной версии программы 1С 8.3 появилась возможность сформировать отчет по Планам видов расчетов, выбрав показатели — Начисления или Удержания.

Так, выбрав регистр, по которому необходимо получить сведения, выполнив настройки, можно получить любой отчет.

Например, сформируем отчет по начислениям, с отбором данных по коду НДФЛ.

Нажав кнопку Настройка, отметим необходимые поля и для удобства отображения данных, установим сортировку их по коду (перенеся показатель для сортировки в правое окно, с помощью голубой стрелки вправо).

На вкладке Структура мы ничего не задаем, поэтому там должна остаться группировка Детальные записи (но не пустая строка).

Сформировав отчет, получаем вот такие данные. Из него видим, по каким кодам у нас проходили начисления в программе.

Таким образом, с помощьюУниверсального отчета в 1С 8.3, мы можем формировать и анализировать необходимую нам информацию из информационной базы, распечатывать ее, отправлять по электронной почте, можем сохранять настройки отчета и выбирать настройки из ранее сохраненных с помощью кнопки на панели инструментов.

Также отчет можно сохранить в различных форматах (Excel, PDF и др.).

Такой отчет доступен практически во всех конфигурациях 1С.

См. также:

• Дополнительные реквизиты и дополнительные сведения в 1С
• Как выгрузить документ, отчет из 1С 8.3 в Excel
• Выгрузка в 1С из xml: как выгрузить данные из 1С 8.3 и загрузить в 1С 8.3
• Групповое перепроведение документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Групповая обработка справочников и документов в 1С 8.3
• Как удалить помеченные на удаление документы в 1С 8.3
• Сбилась нумерация документов в 1С 8.3: как исправить

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

• Помощник бухгалтера – Универсальный отчет
• Выгрузка и загрузка настроек Универсального отчета
• Отчет по покупкам в разрезе поставщиков и товаров
• Отчет по продажам в разрезе покупателей и товаров

Если Вы еще не подписаны:

или

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья? Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Используемые источники:

• https://www.legasoft.ru/about/blog/publikacii/nastroyka_otchetov_v_1s_predpriyatii_8_chast_2/
• https://1s83.info/obuchenie/1s-buhgalteriya/universalnyj-otchet-v-1s-8-3-instrukcziya.html
• https://buhexpert8.ru/obuchenie-1s/administrirovanie-1s/universalnyj-otchet-v-1s-8-3-instruktsiya.html