Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как заполнить

Табель учета рабочего времени — документ, который мы составляем ежемесячно. И конечно, бухгалтеру раньше — до появления формы табеля учета рабочего времени в 1С 8.3 — заполнять его в таблицах Excel было неудобно. Сейчас табель в 1С 8.3 формируется, однако не все знают, где его найти. После прочтения этой статьи вопросов у вас не останется.

Вы узнаете:

• как сделать табель учета рабочего времени в 1С 8.3;
• что из себя представляет этот документ;
• как заполнить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Порядок учета рабочего времени

Обязанность ведения учета рабочего времени каждого сотрудника установлена ст. 91 ТК РФ. Если учет не ведется, контролирующие органы могут привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства в виде предупреждения или штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП с работниками;
• от 30 000 до 50 000 руб. — для организаций.

Табеля учета рабочего времени среди обязательных документов, применяемых организацией, нет. Рабочее время сотрудников может учитываться другим документом, разработанным ею самостоятельно и утвержденным учетной политикой.

Однако в обычаях делового документооборота прочно закрепился именно табель учета рабочего времени еще с тех пор, когда унифицированные формы Т-12 Excel и Т-13 Excel, разработанные Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) были обязательны к применению. Сегодня данные формы с небольшими изменениями используются работодателями повсеместно. Они удобны и информативны.

Табель учета рабочего времени в 1С — первичный документ, на основании которого бухгалтер начисляет работникам зарплату, отпускные, командировочные. Он представляет собой таблицу, где отмечаются все явки и неявки сотрудников в течение месяца, количество отработанных часов за день, причины отсутствия на рабочем месте.

Заполняет табель сотрудник, уполномоченный руководителем, либо тот сотрудник, должностными обязанностями которого предусмотрено ведение табеля. Чаще всего, это руководители подразделений, которые знают о планах и задачах своих подчиненных, или работники, специально назначенные на должность табельщика.

Бухгалтер, как правило, табель не составляет, а получает готовые сведения по окончании месяца и на их основании формирует расчетную ведомость по зарплате. Табели подшиваются в отдельные папки и могут храниться в бухгалтерии вместе с документами по зарплате. Общий срок хранения табелей — 5 лет, по работникам с вредными и тяжелыми условиями труда — 75 лет (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Табель учета рабочего времени в 1с 8.3 Бухгалтерия: где найти

В Бухгалтерия 8.3 табель учета рабочего времени — скорее отчет, чем рабочий документ. Табель заполняется автоматически на основе данных Производственного календаря и документов Отпуски Больничный лист. Учитываются также кадровые документы Прием на работу и Увольнение.

Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия можно найти в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам – Табель учета рабочего времени.

Производственный календарь

Табель учета рабочего времени (Т-13)заполняется в соответствии с Производственным календарем по графику 40 часовой рабочей недели.

Встроенный Производственный календарь не подлежит настройке или изменению, так как составлен в соответствии с утвержденными Постановлениями Правительства РФ праздниками и переносами выходных дней за год. Однако в случае необходимости, например, учета дополнительного праздника, установленного Правительством региона РФ, Производственный календарьможно изменить.

Для корректировки пройдите Главное меню – Все функции – Справочники – Производственные календари – Российская федерация.

Вызовите меню правой кнопкой мыши на выбранной дате и выберите:

• Изменить — чтобы изменить статус дня на:
  • Рабочий;
  • Суббота;
  • Воскресенье;
  • Предпраздничный;
  • Праздник;
  • Нерабочий;
• Перенести — чтобы перенести имеющийся статус дня на другой день с другим статусом.

Подробнее в статье Производственный календарь в 1с 8.3 бухгалтерия

Как сформировать табель учета рабочего времени в 1С

Для того чтобы в 1с сформировать Табель учета рабочего времени, произведите следующие настройки.

Шаг 1. Шапка отчета

Для формирования отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) заполните поля:

• Период — месяц, за который формируется табель;
• Организация — установить из списка, если в базе ведется несколько организаций;
• Подразделение — подобрать из справочника Подразделения, если нужен табель отдельно по подразделению.

Нажмите на кнопку Настройки.

Шаг 2. Вид Простой, вкладка Отборы

На вкладке Отборы вида Простой установите фамилии и должности ответственных лиц, которые должны подписать данный табель. Здесь же, если составляется табель для одного человека, например, дополнительный лист. Можно установить:

• галочку Сотрудник;
• фамилию работника — выбирается из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Шаг 3. Структура

Если вам нужен табель для всех сотрудников, снимите галочку с поля Сотрудник и продолжайте настраивать табель, установив:

• Вид — Расширенный.

На вкладках Отборы, Поляи сортировки менять ничего не нужно. По умолчанию табель формируется отдельно по каждому подразделению. Если в организации работников немного, а подразделения есть, можно сформировать Табель учета рабочего времени (Т-13)в целом по организации.

Для этого необходимо на вкладке Структура в группируемых полях первого уровня убрать из состава группировки Подразделение.

Затем нажимаем Завершить редактирование – Закрыть и сформировать. Сформированный отчет примет вид: PDF

Как в программе 1С 8.3 вести табель учета рабочего времени

Ведение табеля учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3 сводится к ежемесячному формированию отчета Табель учета рабочего времени (Т-13)непосредственно перед или после начисления зарплаты за месяц.

Перед формированием табеля обратите внимание:

• Производственный календарь на год должен быть настроен в соответствии с графиком рабочего времени вашего региона и организации;
• кадровые документы по приему и увольнению сотрудников в данном месяце должны быть оформлены;
• отпускные и больничные за месяц должны быть начислены;
• время работы, указанное в документе Начисление зарплаты на формирование табеля не влияет.

Даже если работник отработал в месяце не полностью (кроме отпускных и больничных), и это зафиксировано документом Начисление зарплаты, табель учета рабочего времени сформируется в соответствии с полной нормой рабочего времени.

Чтобы Табель учета рабочего времени (Т-13)соответствовал фактическим событиям по сотрудникам в отчетном месяце, сформированный отчет необходимо отредактировать вручную. Для этого в готовой форме табеля пройдите: Главное меню – Таблица – Вид – Редактирование.

После этого значение в любой ячейке отчета можно изменить.

Готовый Табель учета рабочего времени (Т-13)распечатайте по кнопке Печать.

Проверьте себя! Пройдите тест:

• Тест № 18. Настройки зарплаты в 1С

См. также:

• Производственный календарь в 1С Бухгалтерия 8.3
• График отпусков 2019
• Начисление отпускных в 1С 8.3 пошагово для начинающих
• Пошаговое начисление заработной платы в 1С 8.3 для начинающих
• Как посмотреть начисления для расчета среднего заработка?
• Зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

Если Вы еще не подписаны:

или

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья? Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

03.03.2019

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 ведется по тем сотрудникам, заработная плата которых зависит от количества отработанного времени (повременщики).

Существует два способа учета отработанного времени:

• Учет отклонений от планового времени. В данном случае фиксируются все неявки на работу (отгул, отпуск, больничный и т. п.). Данный способ учета так же отражает незапланированные работы (сверхурочные).
• Данный способ отражает не только незапланированные работы и неявки, но и время, отработанное по графику – сплошная регистрация.

Если вас интересует, где найти табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3, томить не буду — его там нет. Для целей расширенного учета по з/п специально приобретается решение 1С ЗУП 8.3. О ней мы и поговорим.

Производственный календарь в 1С

Первым делом необходимо заполнить производственный календарь на текущий год (на год ведения табеля). В меню «Настройка» выберите пункт «Производственные календари».

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С. Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00. Услуги и цены можно увидеть по ссылке. Будем рады помочь Вам!

Если календарь не был ранее создан, его необходимо создать и заполнить автоматически, проверив корректность и при необходимости внести изменения.

Графики работы

После заполнения производственно календаря в 1С ЗУП, вам необходимо создать и заполнить графики работы сотрудников. Для этого перейдите в меню «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников».

График можно заполнить автоматически, при необходимости скорректировав.

Графики работы можно задать для сотрудников такими документами, как, «Прием на работу» и «Кадровый перевод».

В ЗУП есть возможность массово изменять график работы сотрудникам.

В таких ситуациях, когда у сотрудника на определенный период времени изменялись условия рабочего времени (например, сокращенный день), для них указываются индивидуальные графики. Настройка индивидуальных графиков располагается в меню «Зарплата». При наличии индивидуального графика у сотрудника за определенный период, программа не будет учитывать основной.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Зарплата», пункт «Табели». В табеле используются обозначения, которые находятся в справочнике «Виды использования рабочего времени». При необходимости указания нескольких видов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.

Табель можно заполнить автоматически, скорректировав при необходимости данные. На некоторых предприятиях используются СКУД (системы контроля и управления доступом). Вся суть заключается в том, что все входы и выходы фиксируются при помощи электронно-пропускной системы. Эти данные можно перегрузить в табель учета рабочего времени, исключая при этом необходимость вести его вручную.

Для того чтобы была возможность изменять данные в табеле относительно графика работы, в настройках программы нужно снять галку «Проверять соответствие фактического времени плановому». В противном случае если в табеле будет указано рабочее время, например, в выходной по графику работы, документ не будет проведен.

Работа с табелем не рекомендуется в случае, если все сотрудники работают по пятидневке. В такой ситуации целесообразно пользоваться только документами отражения неявок (отпуска, больничные и пр.).

Следует помнить, что при одновременном ведении и табелей и документов отражения, табель будет иметь высший приоритет при получении отработанного времени для расчета зарплаты.

Форма Т-13

В 1С ЗУП 3.1 для просмотра отработанного времени есть печатная форма «Т-13». Сформировать данный отчет можно из раздела «Зарплата», выбрав пункт «Отчеты по зарплате». Необходимый вам отчет будет называться «Табель учета рабочего времени Т-13».

Используемые источники:

• https://www.klerk.ru/blogs/1cbit/491473/
• https://buhexpert8.ru/obuchenie-1s/1s-buhgalteriya-8-3/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-v-1s-buhgalteriya-8-3.html
• https://1s83.info/obuchenie/1s-zup/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-v-1s-8-3-zup.html