Телефония в офис: выбираем систему связи, оборудование и абонентский номер

Сложно представить успешную компанию без качественной телефонной связи: любой бизнес требует постоянных коммуникаций с клиентами, партнерами и сотрудниками. Затраты на телефонизацию крупной фирмы весьма ощутимы: закупка техники, плата за подключение и обслуживание линий. Уменьшить расходы можно за счет применения в офисе современных технологий — IP-телефонии. Однако важна не только экономия бюджета. Гарантировать эффективность работы может лишь связь, полностью соответствующая потребностям компании. Мы сравним качество и гибкость настроек аналоговой и IP-телефонии, а также стоимость подключения и совершения звонков в рамках каждого типа связи.

Какую систему телефонии выбрать для офиса: истина — в сравнении

На данный момент подключение телефонной связи осуществляется двумя способами: с помощью аналоговой и IP-телефонии. Рассмотрим подробнее каждый из видов.

Классическая система — это подключение одного или нескольких абонентов к оператору связи с выделением индивидуального телефонного номера для каждого из них. Этот тип телефонии приемлем лишь для компаний, которым достаточно одной-двух линий, то есть малого бизнеса, небольших магазинов или офисов с низкой частотой входящих и исходящих звонков. Для крупных компаний подобный подход несет слишком высокие затраты, ведь подключение и обслуживание каждого номера будет стоить денег.

Частично решить эту проблему помогает аналоговая мини-АТС, которая «распределяет» существующие линии на внутренние телефоны абонентов, создавая так называемую многоканальную систему связи. Таким образом, одним номером может пользоваться множество сотрудников, но при этом количество одновременных входящих и исходящих вызовов будет не больше числа установленных линий. Впрочем, на внутренние звонки это правило не распространяется — между собой сотрудники могут общаться без ограничений. Этот метод организации телефонии подойдет для маленьких и средних компаний, для которых важны внутрикорпоративные разговоры и нет необходимости в совершении большого количества звонков.

Еще недавно аналоговая телефония с использованием обычного телефонного кабеля была единственно возможным способом обеспечить надежность и качество голосовой связи. Но в последние годы ситуация изменилась: цифровая телефония теперь может обеспечить непревзойденное качество звука и устойчивость канала связи при значительно меньших расходах. Так, применение IP-телефонии позволит сократить затраты на междугородние переговоры на 30–40%, а также сэкономить 10% на местных звонках (если сравнить с расценками на аналоговую связь).

Кроме того:

• при переезде вашего офиса существующий номер можно сохранить;
• функция переадресации звонков на сотовые телефоны повышает мобильность сотрудников фирмы;
• есть возможность организовывать аудио- и видеоконференции, call-центры, горячие линии;
• подключаемые услуги записи и прослушивания разговоров помогают повысить качество обслуживания;
• возможно создание сложного голосового меню;
• можно легко и быстро управлять услугами связи и менять настройки в рамках виртуальной АТС;
• существующий аналоговый номер можно сохранить, переведя его в формат IP-телефонии.

В итоге, офисная IP-телефония обладает значительными преимуществами перед классической, поэтому с каждым годом число ее пользователей неуклонно растет.

Подключение IP-телефонии возможно как одновременно с проведением в офис Интернета, так и позже. Крупным организациям или тем, кому необходим call-центр, желательно выделить отдельный интернет-канал для передачи голосовых данных, это сделает работу более стабильной и даст возможность организовать до 30-ти телефонных линий одновременно.

По статистике самой популярной сферой использования IP-телефонии является торговля (чуть больше 30% от общего числа компаний). Если добавить к этому фирмы, оказывающие услуги (25%), занимающиеся созданием сайтов (более 8%) и интернет-маркетингом (почти 7%), в сумме выходит порядка 70% организаций. По количеству номеров на компанию лидирует Центральный федеральный округ: здесь на один офис приходится 1,4 номера.

Оборудование для организации связи в офисе

С классическими аналоговыми телефонными аппаратами ситуация более-менее ясна: при организации традиционного типа связи вам необходимо купить обычные телефоны и, при необходимости, мини-АТС. Эти виды техники отличаются как по стоимости (от самых недорогих моделей по цене в сотни рублей, до системных станций за несколько десятков тысяч), так и по количеству поддерживаемых функций (DECT-телефон, конференц-телефон и т.д.).

Если же вы остановились на услугах IP-связи, то вам понадобятся соответствующие IP-телефоны. В России наибольшей популярностью пользуются аппараты производителей Gigaset, Cisco, AudioСodes. Альтернатива покупке специальной техники — подсоединение классических телефонных аппаратов к IP-шлюзу — адаптеру, преобразующему аналоговый сигнал в цифровой. Подключить к такому устройству можно сразу несколько телефонов, снизив таким образом затраты на оборудование. Есть возможность использовать и обычные сотовые аппараты и смартфоны, с помощью специального ПО или настройки переадресации. В этом случае никаких дополнительных трат на покупку техники не потребуется вовсе. И наконец, популярной является организация телефонии через офисные компьютеры и ноутбуки — на них устанавливается необходимый пакет программ и в дальнейшем для совершения звонков остается лишь приобрести гарнитуру.

Подключение аналоговой телефонии, включая покупку мини-АТС и другого оборудования, будет стоить примерно 50 000 рублей. Организация виртуальной АТС обойдется значительно дешевле — от 2000–2500 рублей.

Бывают ситуации, когда офисы компании находятся в удаленной от крупных городов местности (например, в Заполярье), где возможность организации аналоговой и интернет-связи в принципе отсутствует. В таких случаях можно приобрести спутниковые телефоны и подключить соответствующие услуги. Расценки на данный тип связи очень высоки, а качество значительно хуже, чем у других вариантов. Однако в отсутствии альтернатив спутниковая телефония становится единственно возможным решением.

Этапы подключения и настройки офисной телефонии

Чтобы установить телефон в офис, в первую очередь следует решить, какой тип связи будет использован. Как правило, крупные организации предварительно составляют техническое задание, в котором определяют количество и виды телефонных аппаратов и линий, необходимость установки мини-АТС, а также выбирают компанию-провайдера, ориентируясь на условия и тарифы.

Если выбран аналоговый тип связи, то алгоритм действий будет следующий:

1. Подача заявки на подключение оператору.
2. Прокладка кабелей.
3. Установка телефонных аппаратов.
4. Проверка работоспособности системы и качества связи.
5. Обучение сотрудников.

Дополнительно заключается договор сервисного обслуживания. Весь процесс может занять длительное время — это будет зависеть от количества свободных линий и сотрудников у оператора, а также от технической сложности подключения.

Для тех компаний, которые выбрали IP-телефонию, подключение услуги происходит гораздо быстрее — 10–15 минут — и осуществляется в «Личном кабинете» на сайте провайдера. При этом возможности инструмента впечатляют:

• подключение почти неограниченного числа телефонов (особенно это важно для организации call-центров или горячих линий);
• подробная статистика расходов на связь;
• подключение функции «виртуальный секретарь»;
• возможность быстрой настройки переадресации и других параметров;
• запись звонков;
• составление черных списков;
• предоставление отчетов по любому интересующему параметру и многое другое.

Бесперебойная и качественная связь без лишних затрат осуществляется посредством новейшей системы офисной телефонии.Подробнее о системе…

Многоканальный номер телефона имеет ряд весомых преимуществ:

• быстрое подключение;
• возможность сохранить номер при переезде;
• высокое качество трансляции голоса;
• объединение всех линий компании в одну.

Подробнее о многоканальном номере…Использование облачной АТС — выбор успешных компаний. Подробнее…Экономьте на услугах телефонной связи с помощью выгодных тарифов виртуальной АТС. Посмотреть тарифы… Подберите «красивый» прямой городской номер и подключите его по доступной цене! Подобрать номер…

Независимая АТС компании «Межрегиональный ТранзитТелеком» имеет ряд неоспоримых преимуществ:

• новейшее техническое обеспечение;
• свобода масштабирования;
• сокращение затрат;
• отсутствие проводов, не нужна телефонная линия.

Предложения от компании «Межрегиональный Транзит Телеком»…

Организация телефонной связи для офиса современной компании ставит нас перед выбором на каждом этапе этого процесса. Аналоговая или интернет-телефония? Софтфон или IP-телефон? Номер 8-800 или 8-804? Многоканальный или нет? Часто в поисках полезной и достоверной информации нужно потратить много времени, потому что знать о плюсах и минусах каждого подхода необходимо каждому, кто решил наладить или реорганизовать офисную телефонную связь.

Системы «офисной» связи: плюсы и минусы

Телефонная связь в офисе может быть организована двумя различными способами, которые отличаются друг от друга методами приема и передачи сигнала. Первый способ – это привычная и всем знакомая аналоговая телефония. Суть его заключается в кодировании звуковых сообщений и преобразовании их в электрический сигнал, который передается по каналу связи в виде обыкновенного телефонного кабеля. Достигая места назначения, информация расшифровывается и уже в обработанном виде попадает адресату. Принцип работы второго метода, IP-телефонии, по своей сути, не отличается от первого. Разница в канале связи и пунктах приема и передачи информации – в случае с виртуальной телефонией данные передаются по Интернету с сервера на сервер, а кодировка осуществляется по так называемым протоколам.

Аналоговая система – традиционный, проверенный временем способ телефонизации офиса. Этот метод является достаточно надежным вариантом, преимуществами которого можно считать относительно низкую стоимость оборудования и неплохой уровень качества связи. Но недостатки тоже присутствуют – с появлением альтернативного варианта в виде виртуальной телефонии тарифы на городскую, междугороднюю и международную связь нельзя назвать низкими. Еще одним минусом являются сложности, возникающие при подключении дополнительного номера – для этого нужно проводить отдельную линию, что чревато временными и финансовыми затратами.

Интересный исторический фактДолгое время изобретателем первого телефона считался американский ученый Александр Белл. Только в 2002 году Конгресс США признал авторство этого устройства за Антонио Меуччи, который подал заявку на патент изобретения за 16 лет до Белла.

Если говорить о преимуществах виртуальной связи для телефонизации компании, то первым делом следует обратить внимание на легкость подключения (в том числе и многоканальных номеров), недорогие тарифы, хорошее качество связи, отсутствие географической привязки и возможность использовать в качестве телефона даже обычный компьютер. Но и у этого современного подхода есть некоторые недостатки – для того чтобы все функции IP-телефонии работали на должном уровне, требуется устойчивый сигнал и высокая пропускная способность сети Интернет (не менее 512 Кбит/с). По данным опроса представителей российских компаний малого и среднего бизнеса, проведенного Cisco Systems вместе с аналитической компанией Coleman Parkes Research Limited, при переходе на виртуальный метод связи 96% респондентов отмечают снижение расходов на звонки, 47% опрошенных признают, что такой подход экономит время сотрудников, 26% отмечают устойчиво низкий уровень затрат на IT-администрирование.

Обеспечение офиса или целого предприятия телефонной связью, так или иначе, связано с приобретением дополнительного оборудования, будь то обычные аналоговые или SIP-аппараты, мини-АТС, маршрутизаторы и различные кабели. Отдельно следует остановиться на разъяснении понятия офисной мини-АТС. Это локальная телефонная станция, предназначенная для управления звонками компании. Устройство устанавливается либо в офисе (если речь идет об аналоговой связи), либо представляет собой виртуальный сервис на сервере провайдера (если говорить об облачной АТС) и осуществляет прием и передачу информации от телефонных операторов.

Аналоговая мини-АТС обычно используется компаниями с потребностью установки до 50 внутренних номеров. От числа подключаемых телефонов зависит как размер самой «коробки» АТС, так и количество проводов, ведь каждый аппарат должен быть подключен кабелем к телефонной станции. Вариант установки аналоговой АТС популярен среди организаций с маленьким оборотом, которые не предъявляют высоких требований к качеству связи и не нуждаются в дополнительных функциях телефонии.

Виртуальная мини-АТС подходит для компаний с любым количеством сотрудников, так как с ее помощью можно организовать внутриофисную беспроводную связь. Эта система весьма функциональна, ее легко настроить под конкретные нужды предприятия в данный период времени, а также модернизировать. Причем стоимость данного решения значительно ниже, чем приобретение аналоговой АТС, а организация – в разы легче.

Любопытный фактОтвет на вопрос, почему виртуальные АТС часто называют «облачными», никак не связан с погодными условиями. Это выражение произошло от словосочетания «облачные вычисления» («cloud computing») – концепции, согласно которой программа запускается в браузере на локальном компьютере, в то время как все ее данные и приложения хранятся на сервере. Элементы схем таких удаленных сетей обычно изображались в виде облаков, отсюда и произошло название.

Еще один вариант организации телефонии в офисе – спутниковая связь, но об этом способе расскажем чуть позже.

Некоторые компании предпочитают избегать трат на оборудование и поддержку каких-либо телефонных станций, поэтому отказываются от самой идеи организации офисной связи. Такой вариант вполне оправдан для фирм с количеством сотрудников до 5 человек, ведь если они находятся в одном кабинете, то и внутренние звонки совершать ни к чему.

Какие телефонные аппараты выбрать?

На данный момент распространенные устройства приема и осуществления звонков имеют несколько разновидностей – это аналоговый телефон, спутниковый, IP-телефон, DECT-телефон и софтфон.

С аналоговым телефоном знакомо большинство жителей нашей страны – такие устройства установлены во многих квартирах, часто их называют «домашними». Организация офисной АТС с помощью таких аппаратов, как мы уже упоминали, на сегодня актуальна для небольших компаний, деятельность которых не связана с высокой нагрузкой на телефонные линии.

IP-телефоны являются более современным вариантом, так как их устройство предполагает прием и передачу звуковых данных через Интернет. К виртуальным средствам связи относят и так называемые софтфоны – специальные программы или мобильные приложения. Они позволяют осуществлять и принимать звонки с использованием компьютера, смартфона или планшета. Неслучайно IP-телефония становится все более популярной среди предприятий, относящихся к любой сфере бизнеса. «Пластичность» системы позволяет организовать оптимальный ход работы, независимо от размера компании и ее направленности. Существенную роль в этом вопросе играет легкость подключения – даже если у вас в офисе установлены аналоговые аппараты, то с помощью специальных VoIP-шлюзов вы сможете превратить их в современные IP-телефоны.

Использование DECT-телефонов основано на передаче данных по радиоканалу и является неплохой альтернативой виртуальным беспроводным устройствам, но только в том случае, если нужно организовать связь между филиалами, которые удалены друг от друга не более чем на 15 км.

Отдельно стоит сказать о спутниковых телефонах – эти устройства позволяют передавать сигналы через специальный коммуникационный спутник на орбите планеты. Поэтому качество сигнала такого устройства не зависит от местоположения абонента относительно телефонной станции – они «ловят» сеть практически в любом уголке Земли. Но подобная связь отличается повышенными тарифами, поэтому использование спутникового телефона для офиса целесообразно лишь в случаях, если отделения компании расположены на отдаленных территориях, где организация ни аналоговой, ни IP-телефонии невозможна.

Выбираем номер телефона в офис

Большое значение имеет номер, который будет служить контактным для вашей организации. Из всего многообразия наборов цифр важно выбрать именно тот, который станет своеобразной «визитной карточкой» фирмы, привлекая клиентов и обеспечивая их лояльность. Следует определиться, нужен ли вам многоканальный номер, благодаря которому клиент остается на линии в ожидании ответа. Этот вариант очень удобен для организации «горячих линий» и call-центров, так как позволяет удержать потенциального покупателя, пока не освободится оператор.

Телефонные номера можно разделить на три типа:

• Прямой городской номер подойдет для большинства компаний независимо от размеров и направленности. Это классический удобный вариант из семи цифр (не считая кода города), оплачивается по тарифам оператора.
• Номер 8-800 – прекрасный способ завоевать сердца клиентов. Дело в том, что все входящие звонки оплачиваются владельцем такого телефона, а для того, кто совершил исходящий звонок, они являются бесплатными. Клиенты доверяют компаниям с номером 8-800, ведь он означает, что предприятие достигло высокого уровня и имеет возможность взять на себя расходы на телефонную связь.
• Номер 8-804 – более доступный аналог номера 8-800. По функциям они практически одинаковые. Есть лишь небольшое отличие – при исходящем звонке номер у вызываемого абонента определяется.

Телефон компании, которая старается идти в ногу со временем, – это не просто случайный набор цифр. Покупка так называемого «красивого» номера может стать дополнительным удачным маркетинговым ходом. Объясняется это довольно просто – чем лучше запоминается номер телефона, тем охотнее клиенты станут совершать звонки. Кроме обычных наборов цифр, не представляющих из себя «красивые» последовательности, существуют так называемые «бронзовые», «серебряные», «золотые» и «платиновые» номера. Они состоят из повторяющих цифр или их комбинаций, что позволяет сделать телефон легко запоминающимся и узнаваемым, например 8-800-100-45-54.

Выбор метода организации телефонной связи в офисе должен основываться на четком понимании, каких целей вы хотите достичь. Будь то простой и удобный способ связи между сотрудниками, создание современного и надежного call-центра, снижение расходов на междугороднюю связь или даже все вместе – необходимо оценить достоинства того или иного подхода, а также его недостатки. Правильный выбор технологии связи и оборудования способен вывести вашу компанию на действительно новый уровень развития.

Организация связи в офисе

Этапы процесса обеспечения офиса телефонной связью могут различаться в зависимости от используемого вами метода. Но без выбора провайдера, то есть оператора, предоставляющего услугу подключения, не обойтись. Желательно, чтобы в этой роли выступала проверенная временем крупная компания, качество услуг которой подтверждено положительными отзывами уже подключившихся абонентов. Примером такой организации может служить «МТТ» – национальный оператор международной и междугородной связи. Это крупная компания, существующая на рынке услуг по обеспечению связи уже более 20 лет. Деятельность «МТТ» основана на использовании новейших разработок и современного телекоммуникационного оборудования, что и позволяет ей обеспечивать надежные цифровые каналы связи для всех 88 субъектов Российской Федерации. Этот оператор предоставляет услуги по подключению виртуальной АТС, прямых городских номеров, номеров 8-800 и 8-804, а также выгодные тарифы на междугородную и международную связь.

Используемые источники:

• https://www.pravda.ru/navigator/kak-organizovat-telefoniju-v-ofise.html
• https://www.kp.ru/guide/telefon-v-ofis.html